Certyfikat kwalifikowany zawsze wydawany jest na osobę fizyczną, a podpis elektroniczny weryfikowany za pomocą tego certyfikatu jest zawsze traktowany jak podpis własnoręczny tej osoby.
Certyfikat Kwalifikowany zawierający jedynie dane osobowe jest certyfikatem uniwersalnym i może być stosowany we wszystkich kontaktach z administracją publiczną, wszelkim instytucjami (w tym ZUS) oraz w relacjach biznesowych. Osoba posiadająca taki certyfikat i składająca podpis elektroniczny może działać zarówno we własnym imieniu, jak i w imieniu reprezentowanego podmiotu bez konieczności wpisania informacji o tym podmiocie do certyfikatu.
Istnieje także możliwość umieszczania w certyfikacie kwalifikowanym dodatkowych informacji, takich jak dane reprezentowanego podmiotu. Jest to uzasadnione gdy zakres uprawnień danej osoby fizycznej wynika np. Z przepisów prawa (prezydent miasta, burmistrz, wójt).
Certyfikat uniwersalny
Certyfikat kwalifikowany uniwersalny – zalecany dla płatników ZUS, do kontaktów z administracją publiczną oraz w relacjach biznesowych.
| Dane zawarte w certyfikacie | Dane osobowe identyfikujące użytkownika certyfikatu (imię, nazwisko, PESEL) |
| Kto płaci za zestaw? | Podmiot, w imieniu którego użytkownik certyfikatu będzie działał lub sam użytkownik certyfikatu |
| Lista niezbędnych dokumentów | Dowód osobisty lub paszport użytkownika certyfikatu |
Certyfikat z dodatkowymi danymi
Certyfikat kwalifikowany zawierający dodatkowe dane – zalecany dla osoby fizycznej pełniącej funkcje publiczne lub dla pełnomocników firmy.
Uwaga: Dostarczone dokumenty powinny być oryginałami lub kopiami poświadczonymi za zgodność z oryginałem przez Notariusza / Radcę Prawnego lub osobę w danym podmiocie upoważnioną do tego typu czynności (zgodnie z dokumentami określającymi zasady reprezentacji).
| Dane zawarte w certyfikacie | Dane osobowe użytkownika certyfikatu oraz dane reprezentowanego podmiotu. | |
| Kto płaci za zestaw? | Podmiot, w imieniu którego użytkownik certyfikatu będzie działał lub sam użytkownik certyfikatu | |
| Lista niezbędnych dokumentów | W przypadku firm Odpis z KRS* nie starszy niż 6 miesięcy od daty jego wydania lub w przypadku osób prowadzących indywidualną działalność gospodarczą odpis z EDG**, Potwierdzenie nadania numeru NIP, Zaświadczenie o numerze identyfikacyjnym REGON, Pełnomocnictwo (jeżeli osoba występująca o certyfikat nie jest organem danego podmiotu – tzn. nie jest osobą upoważnioną do samodzielnego reprezentowania danej instytucji). | W przypadku Instytucji publicznych Dokument potwierdzający pełnienie funkcji upoważnionej do reprezentowania danego podmiotu (akt powołania / mianowania / wyboru), dokument musi dotyczyć osoby która podpisuje w imieniu danej instytucji pełnomocnictwo dla danego Subskrybenta, Potwierdzenie nadania numeru NIP, Zaświadczenie o numerze identyfikacyjnym REGON Pełnomocnictwo (jeżeli osoba występująca o certyfikat nie jest organem danego podmiotu – tzn. nie jest osobą upoważnioną do samodzielnego reprezentowania danej instytucji). |
* KRS – Krajowy Rejestr Sądowy
** EDG – Ewidencja Działalności Gospodarczej