Podpis elektroniczny to dane w postaci elektronicznej, które wraz z innymi danymi, do których zostały dołączone lub z którymi są logicznie powiązane, służą do identyfikacji osoby składającej podpis elektroniczny. Podpisem elektronicznym możemy sygnować pocztę e-mail lub inne dokumenty wirtualne. Dzięki posługiwaniu się podpisem elektronicznym przesyłane dokumenty elektroniczne docierają do adresatów w stanie nienaruszonym. Każda, nawet przypadkowa, zmiana w treści przesyłki jest sygnalizowana przez komputer odbiorcy.
Podpis elektroniczny to dodatkowa informacja dołączona do wiadomości służąca do weryfikacji jej źródła. Podpisy elektroniczne korzystają z kryptografii asymetrycznej – tworzona jest para kluczy, klucz prywatny i klucz publiczny – klucz prywatny służy do podpisywania wiadomości, klucz publiczny natomiast do weryfikowania podpisu.
Podpis elektroniczny to ogólna nazwa różnych technik potwierdzania autentyczności dokumentu i tożsamości jego nadawcy przy wymianie informacji drogą elektroniczną. Podpis elektroniczny musi spełnić te same warunki co podpis zwykły, tzn. powinien być trudny lub niemożliwy do podrobienia, stwarzać możliwość weryfikacji i trwale łączyć się z dokumentem. Praktyczne formy podpisów cyfrowych stały się dostepne dzięki rozwojowi kryptografii z kluczem publicznym i podlegają na dołączeniu do dokumentu skrótu, zaszyfrowanego kluczem prywatnym strony podpisującej.” Tak intrpretuje to Wielka Internetowa Encyklopedia Multimedialna.
Upraszczając chodzi o to, aby odbiorca miał pewność, że dokument wysłany drogą elektroniczną i podpisany elektronicznie pochodził od konkretnego nadawcy oraz aby wiadomość nie uległa zmianie bez naszej wiedzy.
Jeśli chodzi o integralność podpisanej wiadomości, w praktyce wygląda to tak, że gdybyśmy chcieli zmienić chociaż jedno słowo lub znak (np. dopisali spację), będzie to od razu możliwe do wykrycia. Z tego właśnie powodu można rzec, że podpis elektroniczny jest znacznie bardziej bezpieczny od podpisu tradycyjnego. Możliwa jest bowiem zmiana na dokumencie papierowym dokonana już po jego podpisaniu, tzn. można coś dopisać na kartce i jest to w praktyce nie do wykrycia. Podpis elektroniczny daje nam tą pewność, że nic w dokumencie już podpisanym nie zostało zmienione.
Jedną z najważniejszych cech elektronicznego podpisu jest poufność, czyli możliwość zaszyfrowania dokumentów. W praktyce oznacza to, że wiadomość email oraz dane w niej zawarte może odczytać tylko jedna osoba, dokładnie ta, do której owa wiadomość jest adresowana.
Niewątpliwie bardzo ważną sprawą w dokumentach jest data ich stworzenia. Każdy dokument papierowy opatrzony jest datą, co ma ogromne znaczenie. Trudno sobie wyobrazić, żeby zawrzeć umowę i nie opatrzyć jej datą wejścia w życie jej postanowień. Otóż podpis elektroniczny daje nam możliwość przypisania danej wiadomości dokładnego czasu, otrzymanego na podstawie wzorców atomowych, co uniemożliwia dokonanie nadużyć związanych z datą nadania dokumentu.