Sprawozdania finansowe można składać do KRS tylko w wersji cyfrowej opatrzonej podpisem elektronicznym.
Sprawozdania do eKRS należy sporządzić i podpisać do trzech miesięcy po zakończeniu roku obrotowego, (termin ten dotyczy większości spółek, ok. 90%). Następnie sprawozdanie zatwierdzają odpowiednie organy w firmie np.: walne zgromadzenie wspólników, należy tego dokonać w terminie 6 miesięcy od daty od dnia bilansowego. Kolejnym krokiem jest złożenie sprawozdania do KRS w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia.
W związku z tym, sprawozdanie finansowe za 2020 r. (równy kalendarzowemu) należy:
- sporządzić i podpisać do 31.03.2021 r.
- zatwierdzić do 30.06.2021 r.
- złożyć do KRS w ciągu 15 dni od dnia jego zatwierdzenia tj. nie później niż do 15.07.2021 r
Obowiązek ten dotyczy wszystkich spółek handlowych. Wymóg złożenia e-podpisu pod sprawozdaniem dotyczy członków zarządu oraz osoby, która prowadzi księgi rachunkowe. Co do zasady, wszyscy przedsiębiorcy wpisani do rejestru przedsiębiorców KRS mają obowiązek przekazywania dokumentów finansowych do rejestru.
Sprawozdanie finansowe oraz towarzyszące my dokumenty sporządza się oraz składa do KRS wyłącznie elektroniczne, a dokumenty finansowe muszą być podpisane elektronicznie – kwalifikowanym podpisem elektronicznym, profilem zaufanym lub podpisem osobistym. Sprawozdanie sporządza się w formie elektronicznej xml. Nie ma możliwości złożenia do rejestru dokumentów finansowych w postaci papierowej.